Tijd. We lijken nooit genoeg tijd te hebben, toch? Deze reden alleen al is de drijvende kracht achter bijna elke nieuwe start-up en elk bedrijf weet hoe belangrijk het is om dit verstandig te gebruiken. Vergaderingen kunnen een groot deel van de werkdag in beslag nemen, dus is het noodzakelijk dat ze zo soepel en zo efficiënt mogelijk verlopen. Dit artikel gaat in op welke manier een bedrijf en zijn werknemers gemakkelijk vergaderen en hoe dit zo beheersbaar en effectief mogelijk gemaakt kan worden. Vergaderen kan erg waardevol zijn, maar dan moet dit wel goed worden georganiseerd om dat ook haalbaar te maken. Hoewel zakelijke bijeenkomsten vaak saai en ongeorganiseerd zijn, hoeft dat helemaal niet zo te zijn.

 

Bepaal je doelen op voorhand

 

Hoewel dit vanzelfsprekend lijkt, is het verrassend hoeveel vergaderingen plaatsvinden zonder een duidelijke agenda. Door de agenda van de vergadering zo vroeg mogelijk op te stellen, kan er geen verwarring ontstaan over het doel van de bijeenkomst en wat je ermee wilt bereiken. Het kan handig zijn om van tevoren een virtueel document of een spreadsheet te maken waarin de deelnemers en de doelstellingen voorafgaand aan de vergadering kunnen worden besproken. Op die manier komen tijdens de vergadering alleen de belangrijkste punten ter tafel.

 

Presentatie timing

 

Er moet aan elke spreker een bepaalde tijd worden toegewezen, net zoals er ook tijd voor vragen en antwoorden moet worden ingepland. Stel van tevoren de regel in dat luidsprekers stilvallen wanneer sprekers hun tijdslimiet hebben overschreden, zodat het niet zo onbeleefd lijkt wanneer deze situatie zich voordoet. Dit zou het domino-effect van een spreker, die zijn tijd overschrijdt en van invloed is op alle anderen die volgen, moeten helpen voorkomen. Door deelnemers voldoende tijd te geven voor de voorbereiding van de vergadering, zullen ze in staat zijn om het beste van zich te laten zien en in staat zijn om zich goed voor te bereiden om binnen de tijdslimiet te kunnen presenteren.

 

Gebruik technologie

 

Overweeg een toepassingssoftware te implementeren dat het vergaderproces stroomlijnt. Met roostersoftware voor vergaderruimten kun je vergaderruimtes en andere ruimtes efficiënter boeken. Door de integratie met populaire applicaties zoals Microsoft Outlook kunnen vergaderingen met een minimale inspanning en met maximaal gemak worden georganiseerd. Het is bijna niet meer nodig om met elke deelnemer afzonderlijk te communiceren omdat het schema met één druk op de knop voor iedereen zichtbaar is.

 

Bepaal het aantal deelnemers

 

Vergaderingen kunnen uit snel uit de hand lopen als er te veel deelnemers zijn en onvoldoende standpunten. Het juiste evenwicht vinden is essentieel. Zorg dat je alleen mensen uitnodigt, die echt iets kunnen toevoegen en dit kan eenvoudig worden georganiseerd met behulp van software, die speciaal ontworpen is voor vergaderingen.

Kort samengevat: als je deze eenvoudige tips in overweging neemt en integreert bij het plannen van vergaderingen, zullen de vergaderingen ongetwijfeld productiever worden, waardoor jij meer tijd hebt om je te concentreren op het feitelijk toepassen van wat er tijdens die vergadering is besproken. Bedenk wel dat als deze wijzigingen apart worden doorgevoerd, er maar kleine verbeteringen zullen zijn, maar als ze allemaal tegelijk worden uitgevoerd, zullen de positieve resultaten beter zichtbaar en sneller zijn.