På de gamla dagarna och eran av Mad Men, fanns det tydliga gränser mellan administrativa och yrkes- roller. Sekreterare, som de då kallades, fanns där för att uttryckligen skriva anteckningar, hämta kaffe, servera lunch och schemalägga möten.

 

Idag har den en gång tydliga linjen mellan administrativa och yrkesroller förändrats. Även om det skulle ha varit otänkbart att be en assisterande manager att schemalägga ett möte på Sterling Cooper på 1960-talet, är det inte bara vanligt idag, det visar på viss respekt och lämplighet.

 

När din chef ber dig att schemalägga ett viktigt möte med Boeing chefer, är det en återspegling av din kompetens: du kan hantera detta. Men äran går hand i hand med elände att vara ansvarig för de administrativa uppgifter inblandade – hur i världen ska man hitta en tid som fungerar för fjorton proffs över tre företag i två olika tidszoner?

 

Första och viktigaste frågan att ställa är – vems prioriteringar kommer först? Vem är den viktigaste personen att schemalägga mötet runt?

 

Om du arbetar med kundservice verksamhet, är svaret enkelt: kunden kommer först. Om du ska bjuda in folk i ditt eget teams tillsammans med externa leverantörer eller tjänsteleverantörer, är det ofta personen med mest erfarenhet som håller i trumfkortet. Och om du är en advokat som försöker få tre delägare på linjen, kommer du i allmänhet att ta försiktig steg för att se till att alla tre håll under liknande villkor.

 

När du vet om hierarkin, har du två alternativ för att fortsätta:

 

  1. Vad fungerar för er?

 

  1. Här är tre tider som fungerar för teamet, låt oss veta vilken tid som är bäst för er.

 

Vad fungerar för er?

 

Ofta finns det en eller två högre uppsatta personer i ett samtal, som alla andra måste anpassa sig till. I så fall starta en sökning med den personens assistent och be om flera tider som fungerar för dem. Gå sedan tillbaka till resten av ditt team med möjligheter och fråga vilka tider som fungerar bäst för alla. Du kan behöva kolla med majoriteten eller återkoppla till anställda för att dubbelkolla om det är så att alla inte kan komma överens om första tiden.

 

Här är några tider som passar

 

Det andra alternativet är att fråga ditt interna team först och sedan nå ut till din klient eller externa deltagare med två eller tre alternativ för datum och tid som fungerar. Det här alternativet sätter fortfarande det prioriterade gänget i förarsätet, men förbereder dem även: du visar på att de har förstahandsvalet för ett datum/tid, men du redan koll på dina kollegor och kan säkerställa att dessa alternativ fungerar för ditt team. Det är en bra idé att använda ett rumsbokningssystem för ändamålet.

 

Förbehållet är att om inget av de tiderna som du angett fungerar för den andra parten, måste du ge dem fritt spelrum att föreslå ett alternativ. Då måste du och ditt team kolla runt/förändra/justera prioriteringar för att möta kundens behov.